Tietosuojaseloste
Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä uutiskirjeen tilaajien tiedot
Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä uutiskirjeen tilaajien tiedot
1 Yleistä
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa WANTED-konsernin, johon kuuluvat seuraavat yhtiöt: Wanted Group Oy ja Wanted HR-palvelut Oy (”yhtiö”) asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteystyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajille sekä uutiskirjeen tilaajille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Yhtiö suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavaa tai tunnistettavissa olevaa henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, syntymäaika ja käyttäjätunnus.
Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajiin sekä mahdollisen uutiskirjeen tilaajiin (”rekisteröity”).
2 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioista vastaava
Rekisterinpitäjä: Wanted-konserni
Tietosuoja-asioista vastaava: Hannu Mänty
Yhteystiedot:
Wanted Group Oy, Vantaa
hannu.manty@wantedhr.fi
3 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitukset
Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien osalta henkilötietojen käsittely perustuu yhtiön ja/tai sen asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan oikeutettuun etuun tarjota palveluita, tehdä yhteistyötä ja/tai mainostaa palveluita.
Yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien osalta henkilötietojen käsittely perustuu yhtiön ja/tai sen yhteistyökumppanin tai palveluntarjoajan oikeutettuun etuun tehdä yhteistyötä.
Uutiskirjeen tilanneiden osalta henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde uutiskirjeen lähettämisestä ja yhtiön oikeutettu etu informoida palveluistaan ja muuhun yhtiöön liittyvästä.
Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin.
Muiden kuin välttämättömien henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista ja perustuu suostumukseen. Rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus milloin tahansa (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).
Henkilötietoja voidaan käyttää seuraavilla tavoilla:
- Yhtiön tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen ja tilauksiin
- Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen
- Palveluiden tuottamiseen, ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen
- Tavaroiden ja palveluiden hankkimiseen
- Sopimussuhteeseen liittyvien velvollisuuksien noudattamisen valvonta
- Palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
- Markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
- Liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
- Sisäiseen suunnitteluun, kehittämiseen ja raportointiin
- Tilaisuuksien järjestämiseen
- Tietotekniikan hallintaan (IT-ympäristö laitteineen ja järjestelmineen)
- Riskienhallintaan, palveluiden turvallisuuden varmistamiseen, tietoturvan hallintaan ja väärinkäytösten estämiseen sekä selvittämiseen
4 Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet
Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista mahdollisista lähteistä kerättyjä tietoja.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Henkilötietoryhmä | Esimerkkejä tietosisällöstä |
Yhteystiedot | Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. |
Edustajana oloon liittyvät tiedot | Edustettu yhteisö, yhteisön yhteystiedot kuten osoite, yhteisön Y-tunnus sekä edustajan asema yhteisössä |
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot | Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot. |
Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot | Yhtiön ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisessä sopimuksessa ja muussa dokumentaatiossa olevat henkilötiedot, asiakaspalautteet, reklamaatiot ja muu kommunikaatio rekisteröidyn ja yhtiön välillä sekä ja muut asiointiedot. |
Rekisteröidyn oikeuksien hallinta kuten suostumukset ja kiellot | Markkinointikiellot ja suostumukset. Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvä kommunikointi ja toimenpiteet (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä). |
Muut vapaaehtoisesti annetut (lisä)tiedot | Sopimukseen tai markkinointiin / markkinointitapahtumaan liittyvät toiveet ja mieltymykset. Muut yhteydenotoissa tai tapaamisissa annetut lisätiedot. |
Henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja/tai lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä yhtiön palveluiden tuottamiseksi, ilmoitetaan kussakin yhteydessä rekisteröidylle.
5 Tietolähteet
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana, markkinoinnin yhteydessä, verkkosivuilla käymisen yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeiden kautta. Rekisteröity on voinut antaa yhtiölle tietoja myös esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä, verkkosivujen käytön yhteydessä tai tilaamalla sähköisen uutiskirjeen.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Fonecta Oy:n hakukonepalvelusta.
6 Henkilötietojen säilyttäminen
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet) tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai muun erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Sopimuksiin liittyviä asiakirjoja säilytetään pääasiallisesti 10 vuotta lakisääteisten (kirjanpito) ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden takia, ellei yhtiöitä velvoittavassa lainsäädännössä tai yhtiön muiden velvoitteiden taikka oikeuksien toteuttamisen takia ole perusteita säilyttää tietoja pidempään.
Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana yhtiön suuntaan.
Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity on tietyn markkinointiaktiviteetin kohteena esim. osallistuu tapahtumaan tai häneen ollaan yhteydessä tietyistä palveluista tai tuotteista.
Henkilötietojen käsittelyn suostumuksia, kieltoja ja rajoituksia säilytetään myös niin kauan kuin ne ovat voimassa.
Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
7 Henkilötietojen vastaanottajat
Yhtiö voi siirtää henkilötietoja sisäisesti konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.
Yhtiö voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ja hyödyntää ulkopuolisia käsittelijöitä kuten palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja lakisääteisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Yhtiö käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi yhtiölle IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita / palkanlaskentaa, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.
Tarkemmat tiedot tahoista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa yhtiöltä (ks. yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen alussa).
Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.
Yhtiö voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan asianmukaisesti.
Henkilötietoja ei luovuteta muiden tahojen suoramarkkinointitarkoituksiin tai mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin.
Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
8 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille
Tietoja ei yleensä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos henkilötietoja siirretään, siitä ilmoitetaan etukäteen henkilölle.
9 Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.
Yhtiön verkko ja palvelimet ja pilvipalvelut on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä sekä salasanoin. Henkilökuntaa on ohjeistettu salasanojen turvallisen käytön osalta.
Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.
Henkilötietoihin pääsy on rajattu vain tarpeellisiin henkilöihin.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja yhtiön sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
10 Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeus perua suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus koska tahansa. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, postitse tai sähköisesti, ja osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot kohdassa 2 Rekisterinpitäjä). Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta.
11 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Euroopan unionissa valituksen voi tehdä erityisesti valtiossa, jossa on rekisteröidyn vakinainen asuin- tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
12 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Yhtiö voi joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, yhtiö ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.
Tietosuojaseloste on julkaistu 1.11.2024
Tietosuojaselostetta päivitetty 1.11.2024
Työnhakijat ja rekrytointitiedot
Työnhakijat ja rekrytointitiedot
1 Yleistä
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kattava kuva WANTED-konsernin rekrytointipalvelun työnhakijoille ja potentiaalisille työnhakijoille siitä, mitä henkilötietoja heistä kerätään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä koskee myös WANTED-konserniin hakevia työnhakijoita. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota WANTED-konserni noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. WANTED-konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt: Wanted Group Oy ja Wanted HR-palvelut Oy (jäljempänä: ”Yhtiö”).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa työnhakijalle mahdollisuus tuoda ansioluettelo, koulutus- ja työkokemustiedot sekä kiinnostuksen kohteet WANTED-konsernin tietoon uuden työpaikan etsimisen pohjaksi, jotta oikeat työntekijät löytäisivät mahdollisimman tehokkaasti oikeat työnantajat. Tätä tarkoitusta varten WANTED-konserni kerää työnhakijoiksi rekisteröityvistä henkilöistä heidän työllistymistään ja oikeaa sijoittamistaan palvelevia tietoja. Tietojen keräämisen ja käytön systematisoinnilla pyritään tehostamaan WANTED-konsernin toimintaa ja tarjoamaan asiakkaille nopeampaa ja parempaa palvelua siten, että tyytyväisellä työnantajalla on tyytyväinen työntekijä.
Yhtiö tarjoaa siis rekrytointipalveluita, joissa se yhdistää työnhakijoita ja työnantajia. Tämän lisäksi Yhtiö rekrytoi omaan palvelukseensa. Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa joko Yhtiön rekrytointipalvelun kautta Yhtiön asiakkaiden palvelukseen tai Yhtiön palvelukseen (jäljempänä: ”rekisteröity” tai ”työnhakija”).
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavaa tai tunnistettavissa olevaa henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty.
Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
2 Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioista vastaava
Rekisterinpitäjä: WANTED-konserni
Tietosuoja-asioista vastaava: Hannu Mänty
Yhteystiedot:
Wanted Group Oy, Vantaa
hannu.manty@wantedhr.fi
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Työnhakijoita ja potentiaalisia työnhakijoita koskevia henkilötietoja käsitellään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Yhtiön tai tämän asiakkaan ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen toteuttaminen. Lisäksi rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle.
Mikäli työnhakija valitaan, rekrytoinnin aikaisten henkilötietojen käsittely siirtyy työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteen alaiseksi.
4 Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö
Yhtiö kerää ja käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.
Rekrytoinnin (kohdennetut ja avoimet hakemukset) yhteydessä kerättävät henkilötiedot:
- Rekisteröidyn henkilön nimi, yhteystiedot, syntymäaika, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa, suosittelijoita ja palkkatoivetta koskevat tiedot sekä henkilön kuva.
- Työnhakijoiden työhakemukset ja ansioluettelot, mukaan lukien LinkedIn-profiilin URL.
- Haastatteluissa ja mahdollisista soveltuvuustesteissä kertyneet tiedot.
- Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja työnhakijoiden oma-aloitteisesti Yhtiölle antamat tiedot.
- Yhtiö voi kerätä tietoja työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.
Potentiaalisista työnhakijoista kerätään seuraavat henkilötiedot:
- Rekisteröidyn henkilön nimi, yhteystiedot, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa ja suosittelijoita koskevat tiedot sekä henkilön kuva.
- Työnhakijoiden työhakemukset ja ansioluettelot, mukaan lukien LinkedIn-profiilin URL.
5 Tietolähteet
Työnhakijoita koskien ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.
Potentiaalisia työnhakijoita koskien tietolähteitä ovat esimerkiksi ura-liitännäiset verkostoitumispalvelut, kuten LinkedIn, johon henkilö on itse julkaissut ansioluettelonsa. Rekisteröidylle kerrotaan tarkemmin, mistä häntä koskevat henkilötiedot ovat peräisin.
Työnhakijat antavat tiedot täyttämällä Yhtiön sähköisen hakemuslomakkeen ja tämän jälkeen myöhemmässä vaiheessa rekrytointiprosessia eri tavoilla, esimerkiksi psykologisessa arvioinnissa.
6 Henkilötietojen säilyttäminen
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään siihen asti, kunnes todetaan, ettei heihin oteta yhteyttä asiaa koskien tai heihin otetaan yhteyttä. Yhteydenoton kohdalla henkilö joko ilmoittaa kiinnostuksensa ja siirtyy työnhakijaksi tai hänen henkilötietonsa tätä koskien poistetaan.
Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan, kunnes tehtävään on valittu sopiva työnhakija. Tämän jälkeen niiden työnhakijoiden, jotka eivät tulleet valituksi, henkilötietoja kyseiseen rekrytointiprosessiin liittyen säilytetään 2 vuotta siitä, kun valinta on tehty ja ilmoitettu työnhakijalle. Ensimmäisen 6 kuukauden aikana siitä, kun valittu työnhakija on aloittanut, toisen työnhakijan tietoja voidaan käsitellä, jos paikkaan tarvitaan lakisääteisen koeajan aikana toinen henkilö tilalle. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään ilman muuta käyttötarkoitusta mahdollisten oikeusvaateiden vuoksi.
Työnhakijan, joka tulee valituksi Yhtiön palvelukseen, rekrytointitietojen käsittelyä jatketaan rekrytoinnin jälkeen työsuhteen perusteella. Tämä käsittely on kuvattu erillisessä työntekijöiden tietosuojaselosteessa. Yhtiön oman rekrytointiprosessin jäljiltä rekrytointiprosessiin osallistuneiden työnhakijoiden tietoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta, jolloin henkilötietoja ei säilytyksen lisäksi käytetä muuhun, ellei oikeusvaadetta asiaa koskien tule.
Avoimia hakemuksia säilytetään 24 kuukautta niiden vastaanottamisesta, ellei työnhakija sinä aika liity avoimena olevan paikan rekrytointiprosessiin tai anna lupaa säilyttää henkilötietojaan pidempään. Yhtiö voi pyytää rekisteröidyltä lupaa säilyttää hänen rekrytointitietoja pidempään tulevia avoimia tehtäviä varten.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen tietojaan poistettavaksi aikaisemmin kuin edellä on määritelty (ks. jäljempänä Rekisteröidyn oikeudet).
Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
7 Henkilötietojen vastaanottajat
Konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Lisäksi WANTED-konsernin alla henkilötietoja voivat käsitellä käsittelijän asemassa olevat yrittäjä- ja franchise-yritykset.
Rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan WANTED-konsernin asiakkaille, jotka ovat rekrytoimassa WANTED-rekrytointipalvelun kautta. Tarkempi taho käy ilmi joko avoimen paikan ilmoituksesta tai ilmoitetaan rekisteröidylle. WANTED-konserni ohjeistaa asiakkaitaan poistamaan työnhakijoiden henkilötiedot aina, kun ne muuttuvat tarpeettomiksi.
Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan tapauskohtaisesti luovuttaa rekrytointiin osallistuvalle palveluntarjoajalle. Yritykset vaihtelevat, joten niistä ilmoitetaan tapauskohtaisesti.
Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä Yhtiön tietojärjestelmiä ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat, mutta vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä sopimuksen toteuttamiseksi.
Tarkemmat tiedot vastaanottajista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa Yhtiöltä (yhteystiedot kappaleessa 2 Rekisterinpitäjä).
Yhtiö voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
8 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille
Tietoja ei yleensä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos henkilötietoja siirretään, siitä ilmoitetaan etukäteen henkilölle.
9 Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:
Yhtiön verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.
Yhtiö säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Yhtiön rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva Yhtiön henkilöstö ja tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen vastaanottajien vastuuhenkilöt.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
10 Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeus perua suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus koska tahansa. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään postitse tai sähköisesti, ja osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot kohdassa 2 Rekisterinpitäjä). Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Pyynnön yhteydessä tulee kertoa, että kyseessä on rekrytointiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskeva pyyntö. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta esim. palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.
11 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Euroopan unionissa valituksen voi tehdä erityisesti valtiossa, jossa on rekisteröidyn vakinainen asuin- tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
12 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 1.11.2024
Tietosuojaselostetta päivitetty 1.11.2024.